○睦沢町電子契約事務処理要領
令和6年9月19日
訓令第9号
(趣旨)
第1条 この要領は、電子契約サービスを利用して行う町の契約の締結について、必要な事項を定めるものとする。
(1) サービス提供事業者 電子契約サービスを提供する事業者をいう。
(2) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。
(3) タイムスタンプ サービス提供事業者が電子署名を付与する際に利用する電子的な時刻証明をいう。
(4) 電子契約サービス サービス提供事業者が町及び契約相手方の指示を受けてサービス提供事業者自身の署名鍵による電子署名を行う事業者署名型電子契約サービスをいう。
(5) 電子契約書 法令に定める措置を講じた電磁的記録により作成する契約書をいう。
(6) 契約書一式 紙で契約書を作成・製本する場合と同一のものをいう。
(7) アカウント 電子契約サービスに接続するための権利をいう。
(8) パスワード 電子契約サービスに接続するために必要となる暗証番号をいう。
(9) 承認者 契約相手方に契約書を送信する際、当該契約書が決裁を得たものと相違ないことを確認し承認する者をいう。
(10) 担当者 契約相手方に電子契約書を送信する等、電子契約サービスを利用した契約手続の実務を主に行う者をいう。
(電子契約の利用範囲)
第3条 電子契約サービスは、町が締結する電子契約に利用するものとする。ただし、次に掲げるものを除く。
(1) 書面で行うことが法令等で規定されているもの
(2) 契約期間に保存期間を加えた期間が10年を超えるもの
(3) 自動更新条項付契約
(4) その他電子契約によることが適当でないと認められる契約
(承認者の設置)
第4条 企画財政課に承認者を置き、企画財政課長又は企画財政課長が指定する者をもってこれに充てる。
(電子契約の運用管理者)
第5条 電子契約サービスの運用及び管理のため、電子契約サービス運用管理者(以下「運用管理者」という。)を置き、企画財政課長をもってこれに充てる。
2 運用管理者は、次に掲げる業務を行うものとする。
(1) 電子契約サービスの利用可能な状態の維持
(2) 電子契約サービスの安全性及び信頼性の確保
(3) 電子契約サービスの効率的な運用及び適正な管理
(4) その他電子契約サービスの適正な運用を図るために必要な事項
(アカウント等の取扱い)
第6条 アカウントは、運用管理者が設定し、担当者に付与する。
2 アカウントの変更は、運用管理者が行うものとする。
3 アカウントの取扱いは、担当者がこれを適正に行わなければならない。
4 パスワードの管理、設定及び変更は、担当者が行うものとする。
5 担当者は、パスワードを他者に知られないように厳重に管理しなければならない。
(事故報告)
第7条 パスワードの漏えい等の事故があったときは、直ちにその旨を管理者に報告しなければならない。
(利用方法)
第8条 担当者は、契約の相手方に電子契約を利用するか否かの希望の確認を行う。なお、入札案件の場合は、入札参加者への公告と並行して希望の確認を行い、入札案件以外の場合は、契約の相手方に対する契約の申入れに並行して希望の確認を行う。
(電子契約手続)
第9条 担当者は、次の手順で電子契約手続を実施する。
(1) 運用管理者より付与されたアカウントにより、電子契約サービスにログインする。
(2) 電子契約サービスで指定するファイル形式に変換した契約書一式が決裁を得たものと相違ないことを確認の上、当該契約書一式を電子契約サービスにアップロードする。
(3) 書類情報、契約の相手方の詳細情報等を入力し、必要に応じて電子契約書の送信順等の設定を行い、送信する。
(契約の締結)
第10条 契約の相手方の電子契約書の確認及び同意により、タイムスタンプを確定させる。
(電子契約の保存)
第11条 電子契約データは、町長が定める方法により、適切に保存し、及び管理しなければならない。
(契約内容の修正)
第12条 担当者は、契約内容の修正(誤字又は語句の修正、条文の削除等)が生じた場合は、新たな契約書一式及び修正、取消事項等を記載した覚書を電子契約サービスにアップロードし、電子契約手続を行う。なお、修正前の電子契約書は、電子契約サービスでの保管を継続する。
(変更契約)
第13条 担当者は、変更契約が生じた場合は、変更契約書について電子契約手続を行う。なお、変更前の電子契約書は、電子契約サービスでの保管を継続する。
(契約の解約又は契約の解除)
第14条 担当者は、契約が解約又は解除となった場合は、その旨を電子契約書の書類情報に記録する。なお、解約前又は解除前の電子契約書は、電子契約サービスでの保管を継続する。
(決裁に必要な書類)
第15条 担当者は、支出負担行為及び支出命令等の際に、電子契約書の写し及び合意締結証明書を支出伝票等に添付することとする。
(その他)
第16条 この要領に定めるもののほか、電子契約に関し必要な事項は、町長が別に定めるものとする。
附則
この訓令は、令和6年10月1日から施行する。
