(目的)

第1条　この規程は、事務の迅速かつ確実な処理を図るため、その取扱基準を定めることを目的とする。

(適用範囲)

第2条　睦沢町における事務の取扱いについては、別に定めるものを除くほか、この規程の定めるところによる。

(文書主義)

第3条　事務を処理するに当たっては、緊急を要する場合のほか、文書(電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録を言う。)を含む。)をもって行わなければならない。

(用語の定義)

第4条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(決裁)

第5条　事務の処理は、別に定めるものを除くほか主務の主査補、課長及び副町長の決定を経て町長の決裁を受けなければならない。ただし、会計管理者所管の事務は、この限りでない。

(帳票等)

第6条　事務の取扱いに使用する帳票等の種類及び様式は、別表第1のとおりとする。

(文書主管課)

第7条　文書の収受、発送、集配、運行管理及び完結文書の保存は、総務課で行うものとする。

(課における文書処理の原則)

第8条　課における文書の処理は、所属長総括のもと、たえず文書の迅速な処理に留意して行い、事件が完結するまでその経過を明らかにしておくとともに、文書の整理、保管及び引継ぎを完全にしなければならない。

(文書取扱主任)

第9条　課に文書取扱主任1人を置く。ただし、総務課長が指定する課を除く。

(文書取扱者)

第10条　課に必要に応じて文書取扱者を置くことができる。

第11条　削除

(文書登録番号及び収発番号)

第12条　文書整理簿に記載して登録する文書には、その会計年度の数字及び記号番号を付けなければならない。

(文書管理表)

第13条　すべて文書は、別に定める文書管理表により分類、整理、保管及び保存しなければならない。

(到着文書の処理)

第14条　到着文書は、総務課において収受し、次の各号により処理しなければならない。ただし、総合行政ネットワーク文書については、第17条に定めるところによる。

(受付印を要しない文書)

第15条　到着文書中戸籍法(昭和22年法律第224号)に基づく届書及び申請書には、受付印を押してはならない。

(配付)

第16条　第14条の規定により処理された収受文書は、総務課が次の各号により、主務課にこれを配付しなければならない。

(LGWAN文書受信時の処理)

第17条　総合行政ネットワーク文書は、主務課で直接受信したものを除き、文書主管課において処理する。

第18条　主務課で直接受信した総合行政ネットワーク文書は、文書取扱主任が処理する。

(配付文書の処理)

第19条　総務課から収受文書の配付を受けた文書取扱主任は、文書管理表により、文書整理簿にその登録番号、件名、発信者名、その他所要事項を記載しなければならない。

(配付文書の事故処理)

第20条　文書取扱主任は、配付文書で当該課の主管でないと思われるものは、速やかにその旨を記載した伝言票を付けて総務課に返付しなければならない。

(配付文書の処理期日)

第21条　配付文書は、原則として5日以内に処理しなければならない。ただし、法令等で処理期限が指定されている文書にあっては、総務課が定めた処理期限内に処理しなければならない。

(主務課で直接収受した文書)

第22条　主務課で直接文書を収受したときは、文書取扱主任は、速やかに封筒を添えて総務課に回付しなければならない。この場合第14条第6号に該当する文書にあっては、主務課において受理の時刻を明記し、かつ、取扱者は認印しなければならない。

(起案)

第23条　事務処理の発議(電話による重要事項の収発及び電報の収発を含む。)は、次条により起案用紙を用いて作成しなければならない。ただし、軽易な事務については、複写起案用紙を用いることができる。

(起案の基準)

第24条　文書の起案は、原則として1事案につき1起案とする。ただし、文書の分類番号及び保存年限が同一性のものである場合は、「2案」、「3案」等の順序により総合起案をすることができる。

(起案文書の登録)

第25条　副町長以上又は他課に回議すべき起案文書は、総務課に回付し、総務課において文書整理簿により登録しなければならない。この場合第14条第1号の規定によりすでに文書整理簿に記載してあるものについては、この限りでない。

(合議)

第26条　他の課に関連する事件は、その合議を経て決裁を受けなければならない。

(合議の特例)

第27条　次の各号の一に該当する文書は、総務課に合議又は供覧しなければならない。

(後閲)

第28条　起案文書で上司不在のため代決したときにおいて、重要又は異例と認めたものは、代決者において「後閲」と朱記するものとする。この場合起案者は、上司在庁の際その文書を後閲に供しなければならない。

(再回文書)

第29条　合議を受けた事件について再回を要する課は「要施行前(後)再開○○課」と表示し、再回を受けたときはその表示に消印して、遅滞なく起案者に返付しなければならない。

(変更又は発案した原議の処置)

第30条　合議事件であって上司の命によりその原議案を変更又は廃案したときは、起案者においてその旨合議先に通知しなければならない。

(決裁年月日)

第31条　起案文書で決裁の終わったものは、主務課の文書取扱主任が記入するものとする。

(令達文書の種類)

第32条　令達文書の種類は、次のとおりとする。

(令達事務)

第33条　令達文書は、総務課に備付けの令達番号簿に登記しなければならない。

(公告)

第34条　条例、規則及び告示は、睦沢町公告式条例(昭和30年睦沢町条例第1号)により公告しなければならない。

(発信者名)

第35条　文書の発信者名は、町長名を用いる。ただし、法令等の規定に定めがある場合又は文書の性質若しくは内容により特に必要がある場合は、町名、副町長名、課長名を用いることができる。

(発送文書の公印)

第36条　発送文書は、すべて公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書については、これを省略することができる。

(LGWAN文書の電子署名)

第37条　第36条の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの文書交換システムにより発信する文書については、電子署名を付与するものとする。

(課の発送手続)

第38条　課において文書を発送する場合は、次の各号に掲げる手続を経て、発送締切時刻までに総務課に回付しなければならない。

(総務課の発送手続)

第39条　総務課において発送文書を受けた場合は、次の各号に掲げる取扱いを経て発送しなければならない。

(LGWAN文書の発信)

第40条　総合行政ネットワークの文書交換システムにより文書を送信するときは、文書主管課の文書取扱主任が送信するものとする。

(料金受取人払制度の利用)

第41条　料金受取人払の制度を利用しようとするときは、事前に、総務課に合議しなければならない。

(電子メールの利用)

第42条　文書管理に関する事項のうち、施行及び収受に係るものについては、総務課長が指定するシステムで運用される電子メールを利用することができる。

(対象文書)

第43条　前条の規定により電子メールを利用することができる施行文書は、第36条の規定により公印の押印を省略できる文書とする。

(対象機関等)

第44条　前条の施行文書の相手方は、総合行政ネットワークが接続された機関及び電子メールを利用して施行することについて同意を得た機関等とする。

(施行)

第45条　電子メールを利用する施行文書は、総務課長が別に定める方法により送信しなければならない。

(収受)

第46条　文書取扱主任は、電子メールの利用に係る送受信装置で受信したもののうち文書取扱主任が公文書と特定したものを速やかに紙に出力するものとする。

(起案)

第47条　電子メールを利用する施行文書には、起案用紙の発送種別の欄に電子メールと記載し、決裁を受けなければならない。

(文書の整理及び保管)

第48条　文書取扱主任、文書取扱者及び各担当者は互いに協力し、課の保管文書を完結文書と未完結文書に区分し、常に文書の所在を明らかにし、必要なとき速やかに取り出せるようその整理、保管を完全にしておかなければならない。

(フォルダーの表示)

第49条　フォルダーは、その耳の部分にラベルを用い、簿冊名称を表示する。この場合分冊したものにあっては、簿冊名称の次に(2)(3)のように記載する。

(キャビネットの使用区分)

第50条　キャビネットは、おおむね次に掲げる基準により使用するものとする。

(保存年限)

第51条　文書の保存年限は、永年、10年、5年、3年及び1年の5区分とし、保存年限の各区分の基準は、次条に定めるところによる。

(保存年限の各区分の基準)

第52条　永年に属するものは、おおむね次のとおりとする。

(完結文書の保管)

第53条　保管文書で編集、装ていを了したものは、第41条に定めるキャビネットの使用区分に従い置き換えしたうえ、課において文書完結の翌年度又は翌年の末日まで保管しなければならない。

(永年保存文書の引継ぎ)

第54条　課において保管を終えた永年保存文書は、保存箱に納め5月末日までに保存(廃棄)リストを添えて総務課に引継がなければならない。

(保存文書の管理)

第55条　前条の手続を経て総務課に引き継がれた文書は、総務課において保存登録のうえ、永年保存書庫に格納し、管理しなければならない。

(保存文書の貸出し)

第56条　保存文書を借りようとするとき、借覧票に必要事項の記載をし、出庫時刻前に総務課に提出しなければならない。

(保存期間の更正)

第57条　総務課は、現に保存中の文書について随時保存の要否を審査し、町長の決裁を経て保存期間を更正することができる。この場合保存の必要がないと認めた文書は、次条の手続を経てこれを廃棄することができる。

(廃棄)

第58条　保存期間を経過した保存文書は、担当課において総務課に合議のうえ町長の決裁を経て廃棄しなければならない。

(町史編集資料)

第59条　前条の規定により廃棄する場合、総務課長が町史編集資料として必要と認めたものは、これを別に保存しなければならない。

(伝言票)

第60条　口頭による事務処理上の指示又は連絡を廃止し、軽易な指示、連絡はすべて伝言票をもって行うことを原則とする。